Cómo hacer emails más efectivos
Hace poco hice una capacitación virtual (e-learning que le dicen) sobre cómo hacer emails efectivos.
Les paso los puntos más importantes, que ya estoy aplicando y me parece buena idea difundir:
Asunto
Dejar en claro en el asunto de qué se trata el email. Es como el tíitulo de una noticia, resumiendo en pocas palabras el contenido de todo el email.
También se le puede agregar algunas cosas para que el destinatario sepa qué tipo de email es y si requiere alguna respuesta antes de alguna fecha. El formato del asunto puede ser el siguiente:
(tipo): (título) [(fecha)]
El tipo de email puede ser:
i o info o información: sólo es informativo
a o acción: requiere una acción del destinatario
u o urgente: requiere una atención inmediata
También se le puede agregar una fecha, indicando para cuándo se necesita la respuesta. Generalmente se asocia con el tipo a o acción.
Algunos ejemplos:
i: Noticia en el diario
a: Completar encuesta de satisfacción < 091125
u: Sitio caído
Cuerpo del mensaje
Los emails de mensaje largo y párrafos extensos no ayudan a captar la atención del lector del email.
Es por ello que debe hacerse un esfuerzo en que sea un mensaje claro, concreto y conciso.
El texto del mensaje debe ser escrito como se escribe el texto de una noticia, tratando de no incorporar elementos que lo alarguen inútilmente. Un ejemplo de esto último son los emails escritos tal como se van pensando las palabras. En la mayoría de las veces terminan siendo un conjunto de palabras sin sentido.
La redacción del mensaje debe ser editada correctamente, releyendo el mensaje, modificando aquellos párrafos que no sean lo suficientemente claros y eliminando todo el material que sea innecesario.
En el primer párrafo se debe sintetizar el contenido de todo el email. Es una buena idea escribir todo el email y luego volver al principio para escribir este 1r párrafo. Al menos hasta que se tenga la práctica para hacerlo correctamente.
Es interesante separar los párrafos con una línea en blanco. Esto le da aire al texto y ayuda a no perderse entre tantas letras y palabras. También se puede utilizar este recurso en forma inversa, para agrupar diferentes líneas que formen parte de una lista.
Si el mensaje es muy largo (como, por ejemplo, este email) es bueno separarlo en diferentes partes y colocar un título en negritas para cada parte o sección. Así el lector podrá hacer un alto luego de cada sección y descansar la vista, si lo desea.
Emails con copia
Es bastante común que se ponga en copia a diferentes personas en un email. Pero es realmente necesario?
El estar en copia de un email significa estar informado acerca de un tema, pero no por ello participar activamente. Si se desea que una persona participe del tema del mensaje, entonces debería ponérselo entre los destinatarios.
A todo el que le llega un email, lo abre y lo lee para estar informado de ese tema. En la gran mayoría, las personas que reciben un email en copia, que no pueden hacer nada por el tema del email, lo consideran una pérdida de tiempo.
Antes de poner en copia a una persona, es importante definir si el destinatario podrá hacer algo en relación al asunto o mensaje del email. Si se tiene alguna duda, tal vez es mejor que no se lo ponga en copia!
Adjuntos
Si se colocar uno o varios adjuntos, es importante informar al lector de qué se trata.
Un archivo adjunto a un mensaje que no corresponde, genera una duda en el lector y una segura respuesta, consultando al escritor del email acerca del motivo del adjunto.
Es importante eliminar el adjunto si se va a responder el email, o si se reenvía el email a otros destinatarios que no requieren el archivo adjunto.
Cuando NO usar el email
Si un email fue respondido 2 o más veces, es una clara señal de que se trata de una conversación. Si éste es el caso, seguramente será mejor usar el teléfono.
El teléfono ha demostrado ser mucho más útil que el email para resolver diferentes situaciones o problemas. El email tiende a ser más frío y a generar diferentes interpretaciones.
Si el teléfono no es una opción viable, un buen reemplazo puede ser una teleconferencia o, en última instancia el chat.
Se debe preferir algún medio que permita escuchar la voz de la otra persona, que brindará información adicional acerca de lo que está comentando, si está seguro o duda de lo que comenta o si simplemente está dando una sugerencia. Todas estas sutilezas se pierden tanto en el email como en el chat.
Les paso los puntos más importantes, que ya estoy aplicando y me parece buena idea difundir:
Asunto
Dejar en claro en el asunto de qué se trata el email. Es como el tíitulo de una noticia, resumiendo en pocas palabras el contenido de todo el email.
También se le puede agregar algunas cosas para que el destinatario sepa qué tipo de email es y si requiere alguna respuesta antes de alguna fecha. El formato del asunto puede ser el siguiente:
(tipo): (título) [(fecha)]
El tipo de email puede ser:
i o info o información: sólo es informativo
a o acción: requiere una acción del destinatario
u o urgente: requiere una atención inmediata
También se le puede agregar una fecha, indicando para cuándo se necesita la respuesta. Generalmente se asocia con el tipo a o acción.
Algunos ejemplos:
i: Noticia en el diario
a: Completar encuesta de satisfacción < 091125
u: Sitio caído
Cuerpo del mensaje
Los emails de mensaje largo y párrafos extensos no ayudan a captar la atención del lector del email.
Es por ello que debe hacerse un esfuerzo en que sea un mensaje claro, concreto y conciso.
El texto del mensaje debe ser escrito como se escribe el texto de una noticia, tratando de no incorporar elementos que lo alarguen inútilmente. Un ejemplo de esto último son los emails escritos tal como se van pensando las palabras. En la mayoría de las veces terminan siendo un conjunto de palabras sin sentido.
La redacción del mensaje debe ser editada correctamente, releyendo el mensaje, modificando aquellos párrafos que no sean lo suficientemente claros y eliminando todo el material que sea innecesario.
En el primer párrafo se debe sintetizar el contenido de todo el email. Es una buena idea escribir todo el email y luego volver al principio para escribir este 1r párrafo. Al menos hasta que se tenga la práctica para hacerlo correctamente.
Es interesante separar los párrafos con una línea en blanco. Esto le da aire al texto y ayuda a no perderse entre tantas letras y palabras. También se puede utilizar este recurso en forma inversa, para agrupar diferentes líneas que formen parte de una lista.
Si el mensaje es muy largo (como, por ejemplo, este email) es bueno separarlo en diferentes partes y colocar un título en negritas para cada parte o sección. Así el lector podrá hacer un alto luego de cada sección y descansar la vista, si lo desea.
Emails con copia
Es bastante común que se ponga en copia a diferentes personas en un email. Pero es realmente necesario?
El estar en copia de un email significa estar informado acerca de un tema, pero no por ello participar activamente. Si se desea que una persona participe del tema del mensaje, entonces debería ponérselo entre los destinatarios.
A todo el que le llega un email, lo abre y lo lee para estar informado de ese tema. En la gran mayoría, las personas que reciben un email en copia, que no pueden hacer nada por el tema del email, lo consideran una pérdida de tiempo.
Antes de poner en copia a una persona, es importante definir si el destinatario podrá hacer algo en relación al asunto o mensaje del email. Si se tiene alguna duda, tal vez es mejor que no se lo ponga en copia!
Adjuntos
Si se colocar uno o varios adjuntos, es importante informar al lector de qué se trata.
Un archivo adjunto a un mensaje que no corresponde, genera una duda en el lector y una segura respuesta, consultando al escritor del email acerca del motivo del adjunto.
Es importante eliminar el adjunto si se va a responder el email, o si se reenvía el email a otros destinatarios que no requieren el archivo adjunto.
Cuando NO usar el email
Si un email fue respondido 2 o más veces, es una clara señal de que se trata de una conversación. Si éste es el caso, seguramente será mejor usar el teléfono.
El teléfono ha demostrado ser mucho más útil que el email para resolver diferentes situaciones o problemas. El email tiende a ser más frío y a generar diferentes interpretaciones.
Si el teléfono no es una opción viable, un buen reemplazo puede ser una teleconferencia o, en última instancia el chat.
Se debe preferir algún medio que permita escuchar la voz de la otra persona, que brindará información adicional acerca de lo que está comentando, si está seguro o duda de lo que comenta o si simplemente está dando una sugerencia. Todas estas sutilezas se pierden tanto en el email como en el chat.
Comentarios
Publicar un comentario